Erreichbarkeit 24/7
Die Einrichtung ist für Bürger rund um die Uhr erreichbar. Unabhängig von den Öffnungszeiten oder Mitarbeiterkapazitäten.
Antworten automatisieren mit Nähe zum Bürger
Viele Fragen werden wiederholt gestellt. Mitarbeitende müssen diese dennoch fortlaufend manuell beantworten. Durch den Einsatz einer Chatbot Lösung von ChatCaptain kann dies vermieden werden. ChatCaptain erkennt Fragen durch künstliche Intelligenz, analysiert den Inhalt und gibt die entsprechende Antwort. So werden Bürger beispielsweise mit Informationen zu Themen wie das Verlängern des Personalausweises, die Öffnungszeiten einzelner Ämter und vielen weiteren versorgt.
Von diesen Vorteilen profitiert eine öffentliche Einrichtung beim Einsatz eines Chatbots
Nähe zum Bürger schaffen
Obwohl die Antworten automatisiert sind, schafft ein Chatbot Nähe zum Bürger. Durch die hilfreiche Beantwortung seiner Fragen wird die Interaktion mit Ämtern erleichtert.
Sprachbarrieren senken
Mit einfacher Sprache mehr Bürger erreichen und durch eine optionale Audioausgabe jede Hürde beseitigen. Ebenfalls werden Fremdsprachen automatisch erkannt und es werden standardmäßig bis zu 55 Sprachen unterstützt.
Reaktionszeit verkürzen
Unabhängig vom Aufkommen der Anfragen antwortet ein Chatbot immer zuverlässig innerhalb weniger Sekunden. Bürger erhalten eine deutlich schnellere Antwort zu ihrem Anliegen.
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Da durch einen Chatbot freie Kapazitäten geschaffen werden, können sich die Mitarbeitenden einer öffentlichen Einrichtung auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, als das fortlaufende Beantworten gleicher Anfragen.
Behördengänge vereinfachen
E-Government ist in aller Munde. Mit einem Chatbot können Behördengänge vorbereitet oder völlig digital abgewickelt werden.
Geringere Wartezeit vor Ort
Viele Anfragen werden durch einen Chatbot bereits beantwortet. Somit ist es für viele Bürger nicht mehr nötig, sich persönlich zu erkundigen. Dies senkt die Wartezeit enorm.
Für Touristen
Nicht nur Bürger profitieren von einem Chatbot. Auch Touristen stehen praktische Funktionen zur Verfügung, beispielsweise Tipps zu Veranstaltungen oder Events.
Bürger einbeziehen
Mit einem Chatbot ist es ebenfalls möglich, dass interaktive Umfragen durchgeführt und anschließend anschaulich ausgewertet werden. Außerdem kann ein Chatbot Feedback zu einer bestimmten Entscheidung entgegennehmen.
Chatbots als Teil einer Kommunikationsstrategie
Chatbots können als Element in einer digitalen Kommunikationsstrategie durch den Einsatz künstlicher Intelligenz Fragen beantworten und selbständig Dialoge mit Bürgern führen. Fragen nach den Öffnungszeiten, der Zuständigkeit oder spezifischen Anliegen können automatisiert verarbeitet und beantwortet werden.
Dazu nutzt die ChatCaptain Plattform Natural Language Processing (kurz NLP) um menschliche Sprache für Computersystem verständlich zu machen. Dadurch ist es möglich, dass der Chatbot die Absichten des Nutzers erkennen kann.
Umfangreiche Informationen einfach zugänglich machen
Öffentliche Einrichtungen stellen oftmals umfangreiche Informationen über die eigene Website zur Verfügung. Nicht selten sind die Websites entsprechend verschachtelt und Besucher der Website müssen sich mühsam und lange durch die Website klicken oder unter entsprechend vielen Suchergebnissen das richtige finden.
Durch den Einsatz eines Chatbots kann eine öffentliche Einrichtung die Informationen für den Nutzer deutlich schneller und einfacher auffindbar machen. Mit der Eingabe einer Frage oder eines Anliegens wird dem Nutzer automatisch die Antwort präsentiert, entweder in Form einer kurzen Textnachricht oder durch einen Verweis auf die entsprechende Quelle.
Mehr Service und gleichzeitig weniger Arbeit
Wenn eine Einrichtung häufigen Kontakt mit Bürgern hat lohnt sich in der Regel der Einsatz eines Chatbots. Oftmals wiederholen sich Anliegen und können daher automatisiert beantwortet werden. Genau das schafft ein Chatbot und gleichzeitig wird dabei freie Arbeitszeit geschaffen, die dann komplexeren Anliegen oder anderen Tätigkeiten gewidmet werden kann.
Digitalisierung vorantreiben (E-Government)
Viele Bürger wünschen sich eine digitale Verwaltung um etwaige Anliegen von Zuhause zu erledigen. Ein Chatbot kann dort eine optimale Schnittstelle bieten. Darüber ist sowohl die vollständige Erledigung bestimmter Vorgänge möglich als auch die Unterstützung der Bürger bei der Bedienung neuer Plattformen, die im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes geschaffen wurden/werden.
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